Коммерческая служба ― это структурное подразделение на предприятии, отвечающее за коммерческую деятельность компании.
Она включает несколько отделов: маркетинг, закупки, сбыт. Главная задача службы ― покупка и продажа продукции с целью извлечения прибыли.
Функции
Функции коммерческой службы определяются отделами, работа которых ей регулируется. К ним относятся:
Коммерческий отдел может выполнять и другие функции. Это зависит от того, над какими департаментами предприятия взят контроль.
Например, дополнительно в состав службы может входить логистика. В этом случае прибавляются задачи по организации поставок.
Задачи коммерческого отдела на предприятии
Коммерческое подразделение называют сердцем компании, которое отвечает за распределение и правильную организацию бизнес-процессов, направленных на получение прибыли.
Эффективность работы службы зависит от множества факторов: компетентность руководителя, квалификация сотрудников, атмосфера в коллективе, правильно выстроенная структура, грамотно сформированные и реализованные цели.
Задачи, которые решает коммерческая служба:
Задачи формируются генеральным и коммерческим директорами предприятия. Цели меняются в зависимости от текущего положения бизнеса, вида и объема выпускаемой продукции, размера компании.
Структура коммерческого отдела
Основа коммерческой службы ― директор. Это главное руководство, отвечающее за правильное функционирование департамента и контролирующее работу подчиненных. У коммерческого менеджера много обязанностей, включая координацию департаментов, входящих в состав службы.
Структура коммерческого отдела в современных фирмах зависит от размера компании. Две составляющие есть в любой организации: высшее руководство и отдел продаж, отвечающий за привлечение клиентов.
Одно предприятие может иметь несколько отделов продаж, где каждый несет ответственность за формирование долгосрочных, максимально эффективных отношений с покупателями.
Как только потенциальный покупатель переходит в категорию клиента, им занимается клиентский отдел. Здесь происходит оформление документации, выставление и ведение платежей.
Заказы выполняет соответствующий департамент ― производство, склад, логистика.
Создание коммерческой службы выполняется с учетом размера компании. В крупных корпорациях, к которым относятся оптовое производство, торговые сети, фирмы с филиалами в нескольких городах, формируется большой отдел коммерции.
Он состоит из нескольких подразделений, работающих самостоятельно. Каждое подразделение выполняет определенные функции, но все они находятся под управлением коммерческого директора.
Рекламный и маркетинговый департаменты отвечают за продвижение товара, фирмы, бренда, выполняя следующие функции:
Второй важный элемент структуры службы ― отдел снабжения. Он выполняет следующие функции:
Не менее важен отдел продаж. Он отвечает за реализацию продукции, чтобы товар пользовался спросом.
Функции отдела продаж:
Хранится товар на складах, где работу ведет соответствующее подразделение. Оно выполняет следующие функции:
Важное условие успешной работы коммерческого отдела ― тесное сотрудничество всех подразделений. Если между отделами отсутствует координация, то возникают трудности с реализацией продукции, что приводит к уменьшению прибыли.
В небольших фирмах структура службы отличается. Содержать большое количество подразделений нет возможности, поэтому отделы продаж и снабжения объединяются, преобразуясь в департамент работы с контрагентами.
Не всегда есть потребность в маркетинговом отделе. Его функции могут выполнять сторонние аутсорсинговые компании.
Создание коммерческого отдела
При формировании этого департамента учитывается объем продаж, размер предприятия.
В крупных организациях структура отдела создается по одному из нескольких принципов.
1. Географический. Подразумевает наличие в каждом регионе нахождения официального представителя компании ― менеджера, представляющего интересы организации. Также в каждом регионе может быть сформировано отдельное подразделение.
2. Продуктовый. Коммерческое отделение отвечает за определенный продукт или товары конкретной категории. Служба несет ответственность за создание, повышение качества и реализацию этого продукта.
3. Клиентский. Отделения формируются для работы с определенной категорией клиентов. Разделение может быть таким: розничные, оптовые, региональные, иностранные, постоянные и новые.
4. Функциональный. Организация работы службы по данному принципу заключается в том, что формируется несколько команд, каждая несет ответственность за реализацию продукции на определенном этапе.
5. Матричный. Подходит для реализации крупных и непростых проектов. Суть в том, что формируется команда, состоящая только из опытных специалистов ― лучших кадров в своем отделе. Она занимается реализацией только одной задачи. Для выполнения следующего проекта создается другая команда.
При создании отдела коммерции важно, чтобы подобранная структура делала работу эффективно и результативно. Если итоговые показатели хуже ожидаемых, то рекомендуется пересмотреть принцип организации работы службы.
Также при формировании коммерческого департамента руководство должно следовать важным принципам выбора и построения структуры:
Каждое предприятие уникально, поэтому перечисленные принципы нельзя принимать как единственно правильное решение.
Во многих случаях для эффективной работы департамента нужно обратиться к специалистам, которые помогут создать коммерческую службу и качественно настроить на работу.
Коммерческий блок
Для результативной работы коммерции нужно набрать команду специалистов и распределить их по этапам иерархии. Важно, чтобы каждый работник занимал свое место, показывал высокую эффективность и был настроен на продуктивную работу.
Чтобы достичь этого, назначается менеджер, имеющий большой опыт в управлении персоналом и готовый к работе в режиме многозадачности.
В крупной фирме должно быть минимум 4 руководителя, начальник отдела и его заместитель. Каждому отделу требуется свой управленец, который отчитывается непосредственно топ-менеджеру.
Чем крупнее компания и больше клиентов, тем обширнее руководящий состав. Но и чрезмерно увлекаться наймом менеджеров не стоит, чтобы сильно не травмировать бюджет предприятия.
Руководитель коммерческого отдела
Чтобы каждый сотрудник коммерческого отдела выполнял свои задачи максимально продуктивно, а служба достигала запланированных результатов, нужен грамотный руководитель.
На эту должность назначается специалист, обладающий определенными знаниями и навыками:
Коммерческое управление заключается в распределении задач, составлении планов, стратегий на долгосрочную и текущую перспективу.
Функции коммерческого директора:
На должность назначается специалист с опытом работы в системе управления не менее 3 лет, с высшим экономическим или финансовым образованием, имеющий опыт работы в продажах и хорошее знание английского языка.
Человек должен быть коммуникабельным, пунктуальным, ответственным, корректным, с хорошей стрессоустойчивостью и умением работать в режиме многозадачности.
На предприятии коммерческий директор имеет право:
Коммерческая служба ― важная часть любого предприятия. Она отвечает за производство и продажу товаров, сотрудничество с поставщиками и клиентами. Правильно организованная работа коммерческого департамента обеспечивает хорошую прибыль и большой спрос на товары, услуги.
Для эффективной работы службы требуется назначить опытного руководителя, умеющего управлять, делегировать задачи и достигать поставленных целей.
Автор публикации
Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие
на обработку своих персональных данных.
Понравилось?
Расскажите друзьям
Отдел коммерции – это пульс компании, создающий циклы товарооборота и денежные потоки. Он выполняет большое количество функций и состоит из нескольких подразделений. Задача руководителя – наладить командную работу всех составляющих этой системы, чтобы предприятие работало эффективно.
Зачем нужен коммерческий отдел
Коммерческий отдел (КО) часто путают с отделом продаж, но это неравнозначные понятия. Коммерческий отдел включает в себя подразделения:
Эти подразделения выбраны исходя из базового понимания коммерции. Коммерция – один из бизнес-процессов в компании. Всего их 4:
Продажи – не единственное подразделение в бизнесе, которому нужно уделять внимание. Продажи подкрепляются работой других важных коммерческих секторов. Коммерция, говоря простым языком, это превращение закупленного товара в проданный товар. Отсюда вытекают составные части коммерции:
В дальнейшем, по мере развития компании, масштабирования бизнеса, эти подразделения будут дробиться на подотделы. Основная структура при этом сохраняется навсегда и одинакова во всех организациях – коммерческий отдел состоит из закупок, логистики, маркетинга и продаж.
Коммерческое подразделение – самое важное на предприятии. Его цель – создать систему из следующих элементов:
Руководитель КО, или коммерческий директор управляет этими сферами и создает автоматизированную развивающую систему из закупок, маркетинга, продаж и логистики.
Функции и задачи коммерческого отдела:
Обязанности коммерческого отдела
Обязанности коммерческого отдела можно рассмотреть с нескольких сторон – по функциональным секторам, о которых говорилось выше.
Первая часть – закупки.
Обязанности в части закупок
Следует четко разграничить 2 понятия – снабжение и закупки.
К снабжению относятся любые покупки у поставщиков, которые приобретаются не для перепродажи – сырье и материалы для производства, канцелярские принадлежности для офиса, служебная машина, оборудование, подарки и сувениры для сотрудников или клиентов, спецодежда и т. д. Всё это – поставки товаров или услуг для внутреннего потребления компании.
Закупки – это приобретение товаров исключительно для перепродажи своим конечным покупателям, то есть для обеспечения торговой деятельности бизнеса. Этот бизнес-процесс – главный инструмент в оптовых и розничных ретейлах. Тогда как в случае собственного производства больше применяется снабжение.
С точки зрения закупок основная обязанность коммерческого отдела – приобретать оптимальный объем товаров у своих контрагентов, учитывая минимизацию объема складских запасов и предотвращая обнуление ходовых позиций. То есть закупать нужно так, чтобы у вас всегда были в наличии востребованные артикулы, но и склад не переполнялся лишним товаром.
Например, хорошие закупщики в сфере одежды знают, что самыми востребованными цветами являются белый и черный – так, если нужно заказывать футболки, то белые и черные нужно закупить в большем количестве. Также есть ходовые размеры, модели и т. д.
Чтобы правильно закупать товар, обратите внимание на следующие элементы закупок:
Ежедневные процессы, которые должен выполнять коммерческий отдел:
Дополнительно позаботьтесь об обязанностях, которые не прямо относятся к закупкам, но тесно связаны с ними:
Закупки невозможны без логистики – следующего сектора коммерции.
Обязанности коммерческого отдела в части логистики
На практике хорошая логистика выполняется при соблюдении нескольких принципов. Товар должен:
Доставка товара должна производиться:
Для логистики существенно не то, сколько квадратных метров склада использует компания, как далеко и каким видом транспорта она перевозит продукцию, а то, как эффективно это осуществляется. Потому что именно эффективность влияет на конечную прибыль бизнеса. Главная обязанность отдела логистики – максимальная оптимизация процессов снабжения, перевозки, складирования, переработки сырья и его доведения до покупателей при минимальных затратах.
В результате выполнения этих задач:
Все задачи и обязанности логистического отдела сводятся к управлению следующими компонентами:
Закупки и логистика в коммерции нужны, чтобы обеспечить компанию готовым продуктом. А вот для того, чтобы клиенты узнали об этом продукте, требуется работа маркетологов.
Обязанности коммерческого отдела в части маркетинга
Маркетинговый центр отвечает за успех бизнеса в долгосрочной перспективе. Ведь смысл существования и цель любого предприятия – захватывать наибольшую долю рынка.
Собственник компании должен сам определить общую стратегию развития бизнеса. В первую очередь – целевую аудиторию (ЦА). Ею могут быть индивидуальные клиенты, сектор В2С, либо корпоративные покупатели, сектор В2В.
Определившись с ЦА, вы работаете с ее запросами – создаете продукт, который должен быть лучше, чем у конкурентов. Товар должен быть дифференцированным, качественно отличаться от других предложений рынка. После разработки конкурентной стратегии вам нужно создать систему привлечения и удержания покупателей – план, по которому вы будете формировать знания у аудитории о вашем продукте, создавать многошаговые точки касания для повышения лояльности и конвертировать это взаимодействие в сделки. Желательно делать не просто единоразовые продажи, а выстраивать долгосрочные отношения – повторные сделки по cross-sell, up-sell и т. д.
За все эти бизнес-процессы отвечает маркетинг.
В некоторых компаниях долгое время главным маркетологом является сам собственник. Обычно именно маркетинговую зону в бизнесе собственник делегирует в последнюю очередь – директор по маркетингу появляется позже исполнительного, операционного, РОПа и других руководителей. Потому что маркетинг – важная, стратегически значимая зона в бизнесе.
Но постепенно собственнику нужно делегировать обязанности по маркетингу. Чтобы это сделать, начните с операционного маркетинга. Вам требуется человек, который будет отвечать за лидогенерацию – сбор контактных данных потенциальных клиентов для отдела продаж, чтобы менеджеры могли с ними работать и продвигать их по воронке. Сырьем отдела продаж являются лиды. Маркетолог должен заниматься лидогенерацией. Если ваши менеджеры сами их ищут, либо клиенты приходят случайным образом или собственник указывает менеджерам, где брать лиды, то это проблема. Лидогенерация – это первая обязанность маркетингового отдела, которую нужно выстроить.
Инструменты для повышения лояльности – вторая важная обязанность маркетингового центра. Сюда входят всевозможные точки контакта: ивенты, контент в соцсетях и других каналах, выстраивание контент-маркетинга, сбор отзывов и кейсов ваших клиентов, системы вводных аудитов, первичные диалоги с клиентами и т. д.
Далее у вас появится стратегический маркетинг – мониторинг глобального рынка. Затем мониторинг локальных рынков, анализ конкурентов, работа по совершенствованию продукта, продумывание логики воронки по привлечению клиентов, ее модификации. После следует работа над развитием бренда – брендовый маркетинг, направленный на повышение узнаваемости на рынке и лояльности аудитории к вашему бренду.
Для среднего бизнеса маркетинговый отдел стоит выстраивать в соответствии с шестью основными ролями-обязанностями этого подразделения:
Отдельная структура маркетингового центра у компаний с производством – когда есть отдельно производственный конвейер и отдельно торговый сектор. На таких предприятиях у маркетологов отдельная специфическая задача – грамотно исследовать возможности производства и продаж и обеспечить высокий уровень синхронизации между этими составляющими бизнеса. Следует проанализировать степень загрузки производственной линии, выяснить, с какими клиентами стоит работать, помочь продавцам принимать более взвешенные решения о ценообразовании, гарантиях и т. д.
Обязанности коммерческого отдела в части продаж
Четвертый сектор деятельности коммерческого отдела – это продажи. Здесь замыкается круг и формируется собственно коммерция – выручка, из которой часть становится вашей прибылью.
Обязанности отдела продаж зависят от размера этого сектора, количества и видов каналов продаж, стратегии продаж, разработанной воронки и т. д.
К обязанностям подразделения продаж относятся:
В основе продаж лежит коммуникация. Если остальные части коммерции занимаются подготовкой к взаимодействию с аудиторией, то продажники непосредственно вступают в контакт с клиентами и создают с ними отношения.
Если говорить о продажах на уровне отдельного сотрудника, то в обязанности менеджера в любой компании входит:
Структурно коммерческое подразделение, как уже упоминалось, может состоять из секторов:
В каждом секторе могут быть подотделы. Оптимально, чтобы в подотделах работало 7–9 человек и руководитель. Например, у вас 15 менеджеров. Значит, следует разделить продажи на 2 отдела и назначить над каждым РОПа. Согласно теории менеджмента, один человек способен эффективно управлять и следить, чем занимаются 7–9 человек.
То же самое касается остальных подотделов – в каждом должен быть свой руководитель: директор по маркетингу, логистике, закупкам. Над ними тоже должен быть начальник – коммерческий директор.
Структура может быть сложнее, если бизнес масштабировался – департаменты и службы по разным каналам, функционалу, территориям и прочие торговые операционные группы. Чем уже специальность и направленность каждого подразделения, тем выше будут его результаты.
Организация работы коммерческого отдела
Коммерция – это вид торгового предпринимательства, который является основой рыночной экономики.
Для эффективной коммерческой деятельности важны:
Отдел коммерции влияет на следующие этапы работы с покупателями:
Для того чтобы эти элементы работали, руководство должно составить воронку – декомпозицию системы продаж. Все сотрудники коммерческого подразделения будут работать над тем, чтобы функционировала воронка – клиенты должны попадать в нее и доходить до конца.
Система оплаты коммерческого отдела
Мотивация сотрудников – один из ключевых инструментов увеличения продаж. Так, если мотивация выстроена верно, то сотрудники с большей вероятностью будут выполнять план. KPI всех сотрудников отдела коммерции нужно привязать к выручке – так каждый будет прилагать усилия, чтобы продажи росли.
Рассмотрим, из чего должна состоять зарплата менеджера по продажам. Сотрудники других коммерческих отделов должны получать заработок по похожей схеме:
Как определить оклад:
Так, если вы берете рядового менеджера, то сначала исследуйте рынок труда и посмотрите, какие оклады предлагают конкуренты на такой же должности, в такой же нише в вашем регионе. Часто для этого приходится звонить работодателям, потому что в объявлениях оклад не указывают.
Например, вы выяснили, что в среднем менеджерам платят 30 тысяч рублей оклада. Это ориентир, оклад ниже которого предлагать не стоит. Если вы будете предлагать зарплату меньше среднего или вообще попытаетесь нанять менеджеров без оклада, то к вам придут специалисты низкого уровня.
По своим возможностям вы можете поднять оклад – предложить больше, чтобы быстрее нанять хорошего специалиста.
KPI – следующая часть оклада. Он должен составлять около 10 % от всей зарплаты. Так, если оклад у вас 30 тысяч рублей, то KPI – 10 тысяч. Эти деньги сотрудник получает, если выполняет поставленные ему задачи. Их нужно установить в виде цифр – совершить 200 звонков, продать товары на определенную сумму, подойти к 30 посетителям в магазине и т. д. Если менеджер выполняет задачи, то получает KPI. Можно установить отдельные суммы за отдельные задачи либо применять жесткую систему: 10 тысяч рублей работник получает, если выполняет все задачи. А если не выполняет хотя бы одну – то не получает ничего.
Последняя часть – премия. Она выплачивается за выполнение плана от 80 %. Важно – не платите премию с оборота без пороговых значений. Иначе ваши менеджеры (или другие сотрудники) будут продавать ровно настолько, сколько им нужно для комфортной жизни. Премии можно платить с маржи либо с оборота.
Для маркетологов премия может состоять из условия, что рекламный бюджет не превышает какую-то сумму. А в качестве KPI им можно поставить количество лидов, показов и т. д.
Когда разрабатываете систему оплаты, помните, что все части зарплаты должны быть связаны и привязаны к плану. Так, выполнение KPI должно автоматически приводить к выполнению плана. Рассчитайте, какие цифры нужно выполнить, чтобы продать на сумму плана. При таком подходе ваши сотрудники будут наиболее мотивированы на результат. А если кто-то отказывается работать по такой системе и увольняется – не беспокойтесь: работать по указанной системе не хотят люди, привыкшие трудится на 50 % или меньше.
Заключение
Коммерческий отдел – главный центр в вашей компании, потому что он отвечает за генерацию выручки и прибыли. В нем есть отдельные подразделения, у каждого должен быть начальник, умеющий управлять бизнес-процессами в рамках своего функционала, контролировать сотрудников и мотивировать их.