HR-холдинг Ventra выбрал для перевода документооборота в цифру решение VK HR Tek. Благодаря этому тысячи сотрудников Ventra смогут быстрее подписывать кадровые документы, а процессы их согласования и возврата существенно ускорятся.
Решение VK HR Tek позволяет оцифровать кадровые процессы с учетом особенностей деятельности компании. В результате внедрения сервиса HR-специалисты, руководители и другие сотрудники компании смогут обмениваться документами в онлайн-режиме.
«В 2022 г., после приобретения российского бизнеса Kelly, Ventra трансформировалась в крупный HR-холдинг с разносторонней линейкой продуктов и распределенной командой. Перед компанией встала задача объединить две большие структуры и сохранить качество обслуживания клиентов. Мы провели полную реорганизацию процессов, и использование КЭДО является важной составляющей нашего будущего. Сервисы КЭДО, которые мы используем, должны отвечать нашим требованиям по скорости и функциональности. Также для нас важен учет многообразия клиентских запросов в части организации HR-документооборота, с которыми мы работаем. Интеграция VK HR Tek в нашу инфраструктуру должно позволить быстро решать поставленные задачи», — сказала HR-директор и Chief Operating Officer HR-холдинга Ventra Лусине Абгарян.
С VK HR Tek холдинг Ventra сможет автоматизировать HR-функции и ускорить процессы подписания кадровых документов и оформления новых сотрудников, а также минимизировать риски потери и ошибок, связанные с форс-мажорами и человеческим фактором. Решение интегрируется с ИТ-системами заказчика, адаптируется под его задачи и особенности и обладает интуитивно понятным интерфейсом, не требуя от пользователей специальных знаний и навыков для работы с ним.
Иван Мартинович, ВТБ: Мы собираемся достичь беспрецедентного для отечественного рынка уровня доступности сервисов
ИТ в банках
«Ventra профессионально работает на HR-рынке, поэтому они отлично понимают ценность продукта, который позволяет ускорить оформление кадровых документов. Мы уже развернули пилотный проект и в дальнейшем планируем максимально масштабировать его. Чтобы наш сервис КЭДО соответствовал потребностям рынка, наши клиенты могут принимать участие в продуктовых комитетах — встречах с разработчиками — и влиять на его развитие», — отметил Сергей Молчанов, директор по развитию HR-сервисов VK Tech.
Оглавление
Другие материалы рубрики
16 декабря 2022
Главное о кадровом ЭДО
Генеральный директор 1С-WiseAdvice
Общее о КЭДО
С приходом пандемии почти все компании в стране перешли на удалённую работу, а кадровые процессы – в цифру. С 2017 года Минтруд проводил эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота. После нескольких вариаций эксперимента в январе 2020 года были введены электронные трудовые книжки. Вторая большая часть эксперимента Минтруда завершилась введением в 2021 году полноценного кадрового электронного делопроизводства без бумажного дублирования.
Это изменение в законе уже повлияло на бизнес, сделав кадровый процесс проще, а работу с документами более прозрачной и эффективной.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) согласно статьям 22.1-22.3 Трудового Кодекса — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Переход на КЭДО не является обязательным, компаниям разрешено вести дублирующую бумажную бухгалтерию, хотя множество отчётов ФНС принимает уже в электронном формате. Когда КЭДО станет обязательно спрогнозировать сложно, но рекомендуем готовится заранее.
Переход на КЭДО
Как подготовиться и на что стоит обратить внимание, если ваша компания переходит на электронный кадровый документооборот уже сейчас:
Какие документы переводят в электронный формат
В цифру можно переводить почти весь кадровый документооборот, но сохраняется список документов, требующий обязательной бумажной версии и реальной подписи сотрудника. К документам, которые не переводятся в КЭДО в последней редакции ТК РФ относятся:
Под закон о кадровом документообороте не попадают трудовые книжки, потому что с 2021 года их электронное использование регламентируется статьей 66-66.1 ТК РФ.
Все остальные кадровые документы и ЛНА можно создавать, подписывать, использовать и хранить только в электронном формате.
До начала работы с сотрудниками в КЭДО необходимо получить от них письменное согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. В противном случае, выпуск электронной подписи, коммуникация с сотрудником через электронную систему является не официальной.
Перевод на КЭДО конкретных процессов
Проект перехода на КЭДО можно разделить на 8 основных этапов. На любом из них может возникнуть проблема нехватки ресурсов компании, поэтому в первую очередь необходимо определить следующее:
Команда внедрения WiseAdvice EmplDocs разрабатывает план интеграции совместно с вашими специалистами, с дроблением этапов и описанием ответственных команд. Сроки и производственные моменты оговариваются заранее.
Этапы внедрения КЭДО:
В какой момент происходит инструктаж сотрудников по использованию КЭДО?
По опыту мы рекомендуем проводить предварительный инструктаж сотрудников, чтобы заранее познакомить с интерфейсом, и рассказать о преимуществах нового способа взаимодействия с отделом кадров.
После двух недель использования, когда у сотрудников накопится опыт самообслуживания и взаимодействия с кадрами через решение, может понадобиться второй инструктаж, что ответить на возникшие вопросы и получить обратную связь.
Документы, необходимые для перехода
Компания разрабатывает специальный локально-нормативный акт для внедрения КЭДО. В этот ЛНА входит информация:
Права и обязанности работников и работодателей в области КЭДО регулируются Федеральным законом №377-ФЗ, который дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 22.1 – 22.3.
Перед тем, как запустить процесс электронного кадрового делопроизводства, необходимо уведомить сотрудников о введении КЭДО на предприятии под роспись, а также собрать разрешения на обработку персональных данных.
Сотрудник имеет право отказаться от перевода в электронный формат, и для взаимодействия с ним придется сохранить бумажное делопроизводство.
Отказ от КЭДО не является основанием для увольнения и отказа в приеме на работу.
Для вновь принимаемых сотрудников без трудового стажа, если они устраиваются на работу впервые, согласие о переводе на электронный документооборот не требуется.
Сотрудник, который подключился к электронному делопроизводству, также вправе запросить направить подписанные электронные документы в кабинет Госуслуг.
Выпуск и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП)
В кадровом ЭДО работодатель может использовать УКЭП и УНЭП.
Работник может использовать любую ЭП. Но ПЭП – только по дополнительному соглашению, которое будет определять требования к конфиденциальности.
Трудовой кодекс регламентирует, что выпуск платных усиленных квалифицированных подписей для сотрудника оплачивает работодатель. Для этого он должен заключить договор с сертифицирующим центром. Но если у сотрудника уже есть своя УКЭП, он может использовать её.
Удобным способом подписания электронных документов является государственный сервис Госключ. Основная его особенность в том, что он бесплатный, и работает со смартфона.
Резюме, как оно выглядит на практике и какие плюсы/минусы
На практике при внедрении КЭДО сложности возникают когда в кадрах есть нетиповые сценарии или консервативный персонал. Но, всё решаемо. В рамках эксперимента 2020 – 2021 годов КЭДО показал себя отличным технологическим решением, которое значительно упрощает жизнь не только кадрового персонала и административной команды, но и рядового сотрудника.
Как справляться с нестандартными ситуациями в КЭДО?
Плюсы и минусы КЭДО
Что делать если сотрудники не хотят переходить на КЭДО?
Однозначного ответа нет. Следует выяснить реальные причины нежелания сотрудников: какие страхи их останавливают, какие трудности возникают, знают ли сотрудники о работе с электронным документооборотом вообще.
Часто первый страх связан с непониманием принципа действия, и простым решением становится подробная демонстрация работы решения для КЭДО.
Если же нежелание исходит из принципиальной позиции работника, и не связано с технологическим процессом, тогда Трудовой Кодекс рекомендует работодателю оставаться с этим сотрудником в бумажном делопроизводстве.
Оправдывают ли себя расходы на закупку сервиса или решения для кадрового электронного документооборота?
Работа по внедрению КЭДО — это инвестиции. С развитием цифрового документооборота государство вводит больше законодательных инициатив, и в ближайшем будущем можно ожидать единой электронной инфраструктуры.
Кроме того, работа в цифре – это часть стратегии компаний по формированию HR-бренда компании на рынке труда:
1С-Wiseadvice – прогрессивная компания, предоставляющая технологичный аутсорсинг учетных функций. 18 лет мы работаем в отрасли и имеем большой опыт комплексной автоматизации КДП.
Следствием нашего опыта стала разработка собственного решения, в которое мы собрали все свои знания и лучшие практики – WA EmplDocs.
Познакомьтесь с EmplDocs
EmplDocs – это не только решение для кадрового электронного документооборота, но и полная автоматизация кадровых процессов: от оформления простых справок и согласования отпусков до онлайн-трудоустройства и массового подписания ЛНА.
в рейтинге бухгалтерских компаний
клиентов выбрали нас
Компания «Гемотест» развернула кадровый электронный документооборот на базе решения VK HR Tek. Система позволяет обмениваться документами между сотрудниками HR-департамента, руководителями команд и работниками в удаленном формате во всех 1800 лабораториях, где работают более 6000 человек.
Кадровый документооборот в цифровом формате экономит время HR-специалистов за счет автоматизации процессов. VK HR Tek обеспечивает безопасность документооборота и сокращает ресурсы на хранение и обработку данных. Инструменты КЭДО упрощают работу с удаленными специалистами, позволяют оформлять новых сотрудников в разы быстрее и решать множество других задач.
VK HR Tek помогает «Гемотесту» автоматически формировать, согласовывать и подписывать все кадровые документы. Гибкие инструменты системы легко интегрируются с основными кадровыми решениями компании и упрощают ключевые процессы. Теперь HR-специалисты «Гемотеста» могут управлять всеми документами работников на одном портале, а сотрудники компании — подписывать бумаги онлайн с помощью электронной цифровой подписи.
«В начале года мы столкнулись с увеличением расходов на кадровый документооборот: подорожали расходные материалы и бумага, а также курьерская доставка. Мы пришли к необходимости минимизировать как финансовые, так и временные затраты на обработку документов — только на подпись у руководителей подразделений уходило до трех часов в неделю. Решение VK мы выбрали за надежность и удобство: оно легко встроилось в нашу IT-систему, с документами стало комфортно работать как кадровым специалистам, так и всем остальным сотрудникам», — сказал Сергей Красильников, руководитель департамента управления персоналом компании «Гемотест».
«Кадровый документооборот — один из рутинных и ресурсозатратных процессов, который можно быстро и просто оцифровать, снизив нагрузку на сотрудников. У каждой компании уже выработаны процессы работы с документами, поэтому нам важно постоянно развивать инструменты VK HR Tek и адаптировать их под уникальные потребности бизнеса. Для этого мы постоянно проводим встречи с игроками рынка из разных отраслей, чтобы понимать их потребности и развивать решение с их учетом. Кроме того, наша команда входит в экспертную группу Министерства труда и социальной защиты России по развитию кадрового электронного документооборота в России, что помогает нам быстро адаптироваться под новые правила и изменения. Например, в “Гемотесте” работает распределенная команда в разных регионах и вместе с командой сети нам важно было каждому сотруднику дать простой и понятный инструмент, не создавая дополнительных сложностей и упрощая переход на новые технологии», — сказал Сергей Молчанов, директор проектов VK Tech.
Андрей Балякин, HubEx: Автоматизация в 2 раза повышает эффективность и сокращает затраты сервисной компании
VK HR Tek — готовое решение для перевода кадрового делопроизводства в цифру от компании VK. Сервис позволяет проводить безбумажный обмен кадровыми документами между сотрудниками HR-департамента, руководителями и работниками в удаленном формате. VK HR Tek входит в экспертную группу Минтруда по развитию кадрового электронного документооборота в России.
Рейтинг сервисов для КЭДО на 2023 год
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) продолжает тренд цифровизации бизнеса. В 2021 году в Трудовом кодексе появились поправки, которые позволили полностью перевести кадровые процессы в электронный формат. Благодаря закону о КЭДО кадровики и сотрудники могут обмениваться документами дистанционно, ведь электронную цифровую подпись (ЭЦП) приравняли к личной.
Как выбрать систему КЭДО из множества предложений на рынке?
Можно применить разные критерии оценки при выборе системы. И самый важный критерий — это задачи, которые нужно решить в организации с помощью КЭДО. Поэтому в первую очередь нужно проанализировать свою компанию и понять:
По функционалу КЭДО представляет собой создание, хранение и подписание кадровых документов в электронном виде без бумажного дублирования. Государство предлагает пользоваться для этого платформой «Работа в России», но также разрешает внедрять свои системы в организации.
В нашем обзоре мы обратимся к простым системам с базовым функционалом подписания и к сложным КЭДО с расширенными возможностями. Итак, начнём со сложного.
СБИС
СБИС – экосистема для бизнеса с корпоративным порталом для сотрудников. Поддерживает решения для SAP и 1C, поддержка API для самописных систем. С помощью СБИС вы можете управлять как кадрами, так и бизнес-процессами.
Кому подходит СБИС
EmplDocs — решение, базирующееся на технологиях 1С, с пакетом преднастроенных заявок и шаблонов. В нем реализован ролевой доступ к личному кабинету, где сотрудники создают заявки и подписывают приказы на отпуск, командировку, удаленную работу, запрашивают любые справки и получают расчетные листки. Кадровик работает в привычной ему среде 1С, и все данные остаются на сервере.
Кому подходит EmplDocs
Directum HR Pro
Directum HR Pro — BPM-система для визуальной настройки бизнес-процессов. Функционал охватывает КЭДО, онлайн прием на работу, отпуска, командировки и универсальные заявки. Сервис имеет готовые коннекторы к учетным системам. А синхронизация с 1С:ЗУП осуществляется в несколько кликов.
Возможности Directum HR Pro
Кому подходит Directum HR Pro
Контур КЭДО
Контур КЭДО — модуль для КЭДО от удостоверяющего центра и оператора ЭДО. Поддерживает интеграцию с 1С, SAP и другими учетными системами. Модуль включает в себя личный кабинет сотрудника, поддержку шаблонов кадровых документов и уведомления о статусе документов.
Возможности Контур КЭДО
Кому подходит Контур КЭДО
ELMA365 КЭДО
ELMA365 КЭДО — инструмент для управления персоналом с BPM-системой. Маршруты согласования и описание сценариев создаются с помощью графических процессов. Кадровый ЭДО происходит на базе ELMA365, пользователи видят только внешний портал.
Возможности ELMA365 КЭДО
Кому подходит ELMA365 КЭДО
HR-link
HR-link — сервис, который включает в себя возможность подписания документов с помощью УНЭП или Госуслуг. Интегрируется с системой Босс-кадровик. Помимо КЭДО в сервисе представлен функционал дистанционного трудоустройства с автоматическим распознаванием документов и проверкой кандидатов. Кадровик работает и в учетной системе и в веб-интерфейсе.
Кому подходит HR-link
VK HR Tek
VK HR Tek — портальное решение для КЭДО с мобильным приложением для сотрудников. Поддерживает интеграцию с 1С ЗУП, БОСС-Кадровик, Битрикс, SAP и другими. Обеспечивает хранение данных на нескольких серверах, сертифицированных по стандарту Tier 3.
Возможности VK HR Tek
Кому подходит VK HR Tek
Кабинет сотрудника
1С: Кабинет сотрудника — сервис для взаимодействия сотрудников с отделом кадров через программу 1С. Поддерживает создание заявок от сотрудников, получение расчетных листков и уведомление работодателя об отсутствии. Кадровик передает данные из печатной формы кнопкой «Передать в 1С:Кабинет сотрудника».
Возможности 1С: Кабинет сотрудника
Кому подходит 1С: Кабинет сотрудника
Сравнительная таблица функций сервисов КЭДО*
Таблица сравнения функционала различных систем для управления кадрами. В таблице перечислены различные функции и возможности систем, а также количество баллов, которое система получила за каждую функцию:
0,5 – частично присутствует
1 – присутствует
2 – присутствует с фичами
*на основании данных присутствующих на официальных сайтах компаний вендоров
Почему нельзя выбрать любую случайную систему КЭДО?
Самый недооцененный критерий выбора — это безопасность. Об этом говорят регулярные сообщения об утечках данных в СМИ. К электронному документообороту предъявляются особые требования безопасности данных, потому что в процессе электронного обмена участвуют юридически значимые документы. В КЭДО поступают чувствительные сведения о сотрудниках, приказах, сведения о заработных платах. Убедитесь, что система для КЭДО поддерживает бесшовную интеграцию, а обмен данными с другими серверами не происходит.
Ни у кого нет бесконечных ресурсов и времени на внедрение системы. Выбранное решение КЭДО должно легко, быстро и удобно интегрироваться во все процессы компании и сочетаться с инфраструктурой бизнеса. Поэтому, если ваши бизнес-процессы уже находятся в системе СБИС, то подключать другие решения будет недальновидно. А, допустим, для пользователей 1С будет удобно выбрать EmplDocs, чтобы ничего не менять и работать в привычной среде.
С точки зрения бизнеса необходимо определить бюджет проекта, поэтому решение для КЭДО должно включать только необходимые вам функции, чтобы не переплачивать и разумно использовать бюджет. Составьте собственный чек-лист по выбору провайдера: обратите внимание на гибкость сервиса, на возможность доработки и тарифы подключения; какие функции нужны в первую очередь, а какие важны для удобства сотрудников.
Также стоит учесть опыт и репутацию провайдера КЭДО. Рекомендуется выбирать провайдера, который имеет успешный опыт внедрения КЭДО в компаниях вашего сектора. Не забывайте узнавать у своих коллег и партнеров о впечатлениях от использования тех или иных решений для КЭДО.
Еще одним важным фактором является поддержка и обучение. Проверьте, как провайдер обеспечивает техническую поддержку и обучение пользователей. Спросите о наличии онлайн поддержки и обучающих материалов, а также о возможности обращения в техподдержку по телефону или в мессенджерах.
«Циан» — компания, создающая онлайн-продукты на рынке недвижимости России, — совместно с партнером VK HR Tek реализовала переход на электронный документооборот для сотрудников. Это позволит ускорить и облегчить процессы в бэк-офисе компании, повысить уровень сервиса для команды ««Циан»», а также сделать работу с документами более технологичной и экологичной, что является одним из ключевых принципов компании. Об этом CNews сообщили представители VK.
КЭДО от VK HR Tek — это сервис, который позволяет «Циан» независимо от геолокации в два клика подписать типовые договоры, дополнительные соглашения, заявления на отпуск и другие регулярные документы, в том числе оформить сотрудника на работу или сменить для него банк зарплатного проекта.
Переход на КЭДО не только сделал удобнее подписание и оформление документов, но и стал для «Циан» шагом в реализации стратегии устойчивого развития. Электронный документооборот позволит ИТ-компании сэкономить более 225 тыс. листов бумаги в год. Это эквивалентно сохранению 20 деревьев. По итогам внутреннего исследования «Циан», для 30% респондентов важно соучастие в социальных и экологических инициативах компании: таким образом, использование решения от VK HR Tek способствует повышению их лояльности.
«Зрелые, удобные, высокотехнологичные процессы подтверждают, что организация действительно заботится о людяхи улучшает их клиентский опыт. КЭДО как раз решает для нас несколько сервисных задач. При переходе в цифру мы не только значительно сокращаем издержки на печать, логистику и хранение документов, но и даем ребятам возможность иметь доступ к документам в любое время, не волноваться об их потере и местонахождении и за пару кликов запросить любую справку документов с работы. С точки зрения кадровых процессов теперь все наши сотрудники от Сочи до Владивостока находятся в равных условиях, оформляя документы гораздо быстрее и проще. Кроме того, нам действительно приятно осознавать, что мы идем по пути разумного потребления», — отметила Юлия Байдина, HRD «Циан».
«Платформу VK HR Tek могут внедрить как небольшие компании, так и крупный бизнес. Она легко встраивается в ИТ-инфраструктуру и гибко настраивается в соответствии с потребностями заказчика. Мы рады, что помогаем таким крупным компаниям рунета как «Циан» гармонизировать бизнес-процессы и автоматизировать работу бэк-офиса, обеспечивая высокий уровень информационной безопасности», — сказал Сергей Молчанов, директор по развитию HR-сервисов VK Tech.
Безопасные коммуникации сотрудников: что важно знать
Решение VK HR Tek позволяет перевести в электронную форму кадровый документооборот и комплементарные процессы. Оно настраивается в соответствии с потребностями бизнеса и встраивается в его ИТ-инфраструктуру. Специалисты HR-департаментов получают возможность удаленно управлять всеми документами сотрудников, а компания — ускорить процессы в бэк-офисе, а также существенную экономию на бумаге и других расходных материалах для печати, а также на курьерской доставке документов.
«Циан» — компания, создающая интернет-продукты на рынке недвижимости России. Ежемесячно ресурсы «Циан» посещают более 18 млн уникальных пользователей (по данным за 2022 г.), которые хотят купить, продать или арендовать недвижимость, жилую или коммерческую. На «Циан» ежемесячно публикуется 2 млн актуальных объявлений от собственников и агентств недвижимости.
Много говорить о переходе на электронный кадровый документооборот начали в конце 2021 года. Это связано с нововведениями в Трудовом кодексе РФ. Разберемся, что такое КЭДО, какие документы можно вести в рамках него и что нужно для его внедрения в организации.
КЭДО – что это такое
Объясняя простыми словами, что такое КЭДО, нужно иметь в виду понятие электронного документооборота как такового. Под ним подразумевают формирование документов не в бумажном, а в цифровом виде. Такими отчетами, счетами и договорами можно обмениваться с контрагентами, клиентами или государственными органами. Цифровые документы можно подписывать, согласовывать, редактировать, рассылать, хранить. Электронные и бумажные договора и соглашения имеют одинаковую юридическую силу.
КЭДО расшифровывается как “кадровый электронный документооборот”. Здесь все то же самое, только речь уже о бумагах, которые сопровождают оформление взаимоотношений между работодателем и сотрудником. Официально понятие появилось в правовом поле после 22 ноября 2021 года с принятием Федерального закона № 377, дополнившим новыми статьями Трудовой кодекс РФ. До этого попробовать электронное кадровое делопроизводство можно было в рамках эксперимента.
Что изменилось с принятием № 377-ФЗ
В Трудовом кодексе РФ появились статьи 22.1, 22.2, 22.3. В них объясняется, в каких цифровых системах ведется отчетность, прописан порядок введения КЭДО и особенности взаимодействия работодателя и работника. Также появляются новые права и обязанности.
Само решение о переходе на кадровое электронное делопроизводство является правом, работодатель делает это по своему желанию. Нельзя принудить к этому или наказать за отказ от такой формы работы.
При введении системы в организации обязательно принимается локальный нормативный акт. Также работодатель обязан взять письменное согласие на ведение КЭДО со всех официально работающих у него сотрудников. Если работник отказывается, его кадровые документы продолжают вести в бумажном виде. Впервые устраивающихся на работу с 1 января 2022 года достаточно просто уведомить о том, что в компании ведется КЭДО.
За выдачу бумажных копий документов и оформление электронной цифровой подписи брать с работника плату нельзя.
Важно, что любой работодатель РФ имеет право перейти на кадровый ЭДО. Здесь нет разницы между ООО или ИП. Сфера ведения бизнеса и величина компании тоже значения не имеют. Если вы понимаете, что ваша команда выиграет от перехода на КЭДО, значит это то, на что стоит обратить внимание.
Плюсы и минусы внедрения кадрового ЭДО
В числе преимуществ:
В числе недостатков:
Найм удаленных сотрудников и КЭДО
Если вы берете в штат удаленщиков, которые не планируют приходить в офис, система электронного делопроизводства окажется удобной. Официально оформить в штат по трудовому договору и внести данные в СЗВ-ТД можно прямо через систему. Удаленный найм позволяет не приглашать сотрудника в офис и не тратиться на почтовую пересылку бумаг. Нужно только подключить удаленщика к вашей системе и обучить работе в ней.
Во многие системы КЭДО встроено ведение табеля и учет рабочего времени, а также задачник и чат. Это также облегчает процесс коммуникации с удаленным сотрудником, его контроля, оценки производительности и начисления зарплаты.
Какие кадровые документы можно оформлять в электронном виде
Есть законодательные ограничения, связанные с тем, какие документы можно переводить в цифру. Разрешено оформлять только в электронном виде без дублирования на бумаге:
Список достаточно широк. В цифре можно вести почти любые документы, кроме тех, которые в РФ законодательно запрещено оформлять в таком виде.
Какие кадровые документы запрещено оформлять в электронном виде
Трудовую книжку можно перевести в цифру только по заявлению работника. Все остальное из перечисленного ведется строго на бумаге и подписывается живыми личными подписями сотрудников.
Как обмениваться цифровыми документами и где их хранить
Трудовой кодекс РФ говорит, что для обмена и хранения можно использовать Единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений “Работа в России” или информационную систему работодателя. Стабильность и безопасность работы официальной ЕЦП гарантируется государством. Доступ к ней осуществляется через портал Госуслуг РФ. Начать полноценно пользоваться ей можно с 1 сентября 2022 года.
В случае выбора своей системы обязательно должны быть соблюдены все требования ТК РФ. ПО работодателя должно обеспечивать хранение документа и фиксировать факт его получения. Софт также должен уметь обмениваться информацией с Госуслугами РФ. Формат шаблонов документов пока не регулируется, однако уже в марте 2023 года будут приняты единые требования к виду “цифровых бумаг”. Выбирая из готовых решений для КЭДО, обратите на это внимание. Также провайдер системы должен быть внесен в реестр Роскомнадзора РФ.
Если сотрудник хочет направить заявление об увольнении или запрос на предоставление справки, это разрешается делать как через систему, так и очно письменно или по e-mail.
Готовые решения для КЭДО
Интерфейс СБИС Кадровый электронный документооборот.
Специально разработанные платформы избавляют от необходимости досконально разбираться, что такое кадровый документооборот в электронном виде и как это работает. Готовые программные решения для КЭДО созданы для того, чтобы экономить время и усилия при работе с “цифровыми бумагами”. Эти системы умеют:
При работе с каждым документом можно отследить его текущий статус, перемещение между отделами и сотрудниками. При отклонении от принятого в компании алгоритма система пришлет уведомление. Можно настроить автоформирование документов при запуске определенного бизнес-процесса.
Выбрать систему КЭДО в каталоге
СБИС Кадровый электронный документооборот
Кадровый ЭДО СБИС позволяет решать все кадровые задачи онлайн, без бумажной рутины:
Работу и общение сотрудников легко объединить, подключив корпоративный портал. На нем работники смогут подать заявку на отпуск, назначить совещание, найти обучающий материал или прочитать главные новости компании из одного окна — не переключаясь между программами.
СБИС можно интегрировать с 1С, SAP или любой другой системой по API. Технические специалисты помогут с настройкой и внедрением КЭДО в любое время и день.
Решение ELMA365 КЭДО объединяет в себе возможности для комплексной автоматизации кадрового электронного документооборота, а не просто подписание документов:
И еще 25+ кадровых процессов и документов.
Подробная информация о продукте
Что еще умеют системы для КЭДО
В системы можно интегрировать электронную почту, мессенджеры, телефонию. С помощью внутренних чатов и комментариев сотрудники смогут обсудить правки и дальнейшее движении документа. “Цифровые бумаги” можно распечатать, приложить к задаче, отправить по e-mail. Во встроенном календаре можно отмечать встречи и собеседования с соискателями. Многие системы поддерживают возможность видеоконференций.
На что обратить внимание при выборе готового решения для КЭДО
Если вы уже положительно ответили себе на вопрос “обязателен ли для внедрения кадровый ЭДО или нет”, переходите к выбору платформы. Напомним, что с 1 сентября 2022 года можно полноценно пользоваться ЕЦП “Работа в России”. Если вы хотите перейти на другую систему, обратите внимание на такие основные моменты.
Облако или локальное развертывание
При подписке на облачную версию вы получаете доступ к цифровому пространству для работы. Если вы покупаете коробочную версию, специалисты будут инсталлировать программу на ваше оборудование.
Первый вариант проще и дешевле. Во втором случае у вас появляется больший контроль над системой. Это удобнее, если вам важно самостоятельно обеспечивать безопасность работы, иметь дополнительные возможности для кастомизации и доработки платформы.
Гибкость настройки и возможность кастомизации
Система должна быть удобной для сотрудников и закрывать большую часть рабочих задач. При подборе софта пройдите по стандартным бизнес-процессам и пропишите, как вы работаете с документами. Хорошо, если получится найти готовое решение, которое подойдет для ваших целей. Но если вы сразу понимаете, что стандартного функционала будет недостаточно и это сильно усложнит работу, уточните, получится ли настроить платформу под вас.
Интеграции
Госуслуги, мессенджеры, системы для видеоконференций и другие нужные вам приложения должны быть доступны в одном окне. Вести двойную работу в 1С и системе КЭДО неприемлемо. Отдельно запускать сервис для чата можно, но неудобно. Большинство систем имеет готовые интеграции или возможность подключить к платформе дополнительные модули по API. Обязательно пользуйтесь этим, чтобы избавиться от работы в нескольких вкладках.
Цифровые подписи
Все нужные вам виды должны поддерживаться системой. Идеально, если на базе платформы их можно создавать и сразу применять, потому что она является удостоверяющим центром.
Если есть ограничения по количеству или виду поддерживаемых ЭЦП, это затруднит работу.
Безопасность хранения данных
Чтобы архивировать документы на облачных серверах, у разработчиков должны быть действующие в РФ сертификаты безопасности. Даже при наличии такого удостоверения рекомендуется заключать дополнительное соглашение к договору, где будут оговариваться условия хранения и архивирования документов. Важно, чтобы “цифровые бумаги” были доступны в течение всего срока, указанного в законодательстве РФ. Для некоторых групп документов это десятки лет. С вашими бумагами не должно ничего случиться, даже если разработчик уйдет с рынка. Обговорите и пропишите это.
Удобство интерфейса
Сотрудники проводят в программе все свое рабочее время. Это цифровое пространство должно быть удобным и интуитивно понятным при использовании. Отгулы, отпуска, больничные, документы, задачи, табель, уведомления часто выносят на отдельные кнопки для быстрого доступа. Обязательно наличие личного кабинета с информацией о должности и фото сотрудников. Решать рабочие задачи с улыбающимся аватаром легче и приятнее.
Сопровождение и адаптация
Вам понадобится техническая поддержка при некорректной работе функционала, а также обучение персонала работе в системе.
Обратите внимание, прилагается ли к софту база знаний в виде инструкций или уроков. Справочная информация может размещаться прямо внутри системы или на отдельном сайте. Многие поставщики ПО заводят YouTube-каналы, куда выкладывают гайды и вебинары по работе с платформой. Наличие таких материалов сократит количество обращений за консультацией при возникновении проблем и поможет быстрее освоить новый функционал.
Стандарт технической поддержки – 24/7 в режиме онлайн или по телефону. Иногда достаточно наличия тикет-системы. Также имейте в виду, часто возможности техподдержки и адаптации предоставляются в урезанном виде на дешевых тарифах. Заранее обговорите, на какое сопровождение вы рассчитываете.
Мобильное приложение
Мобильное приложение СБИС Кадровый электронный документооборот.
Как перейти на кадровый электронный документооборот
Итак, вы выбрали систему для работы. Осталось внедрить ее. Перечислим стандартные этапы, через которые нужно пройти любой компании для перехода на КЭДО.
Назначить ответственного за внедрение сотрудника
Выберите человека, который поможет организовать электронный кадровый документооборот в организации как со стороны технического внедрения, так и в вопросах адаптации персонала. Это тот, кто будет отвечать за соблюдение сроков, подготовку документов, оформление доступов и подписей. Обычно это руководитель Отдела кадров в паре с техническим специалистом.
Принять Положение о кадровом электронном документообороте
Можно принять отдельный локально-нормативный акт или сделать дополнение к действующим Правилам внутреннего трудового распорядка и коллективным договорам. В любом случае обязательно нужно указать:
Уведомить работников и получить их согласие
Каждый сотрудник пишет письменное согласие на перевод работы с ним в цифровую форму. При отказе работника все кадровые документы на него продолжают оформлять в бумажном виде. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в дальнейшем. Работника можно будет в любое время подключить к уже внедренной системе.
Дожидаться согласия от всего персонала компании не обязательно. Вы можете внедрить систему и начать работать в ней с теми, кто уже дал письменное разрешение. Документы на остальных нужно будет вести в традиционной форме.
Еще раз отметим, что получать согласие от сотрудников, которые впервые устраиваются на работу в РФ с 1 января 2022 года не нужно совсем. Их следует только уведомить о том, что такая система работы принята в вашей компании.
Определить нужные виды электронных подписей и приобрести их
Чтобы понять, какие подписи можно использовать для кадрового ЭДО, проанализируйте документы, с которым вы работаете. Усиленная квалифицированная УКЭП нужна для работодателя и сотрудника кадровой службы предприятия. Простая ПЭП и усиленная неквалифицированная УНЭП используются преимущественно работниками. Все случаи использования каждой из подписей регламентированы, но отдельные ситуации остаются на усмотрение работодателя.
Обязательно уточните этот момент и подробно пропишите процедуру использования каждой из ЭЦП, составьте соглашение с работниками. Здесь указывается порядок применения подписи, а также уточняется, какие меры по сохранению конфиденциальности доступов будут применять обе стороны и как это будет контролироваться. Всем должно быть понятно, что и как можно или нельзя подписывать при КЭДО, как обращаться с паролями.
Помните, что затраты на приобретение и продление подписей всегда остаются на работодателе.
Внедрить выбранную систему КЭДО и адаптировать к ней персонал
Разъясните персоналу, что такое переход на КЭДО, как теперь изменятся привычные рабочие процессы и алгоритмы. Проведите общую презентацию системы, составьте памятки и инструкции, пригласите специалистов внедрения для инструктажа. Многие разработчики предлагают онлайн-вебинары или записанные видеоуроки, которые персонал можно просматривать в удобное время. Используйте все возможности.
Чем больше времени и сил вы затратите на этапе адаптации персонала, тем быстрее эти вложения окупятся эффективной работой в системе КЭДО.
Когда и как можно перейти на КЭДО без согласия сотрудников
Только в случае чрезвычайных обстоятельств. Сюда относят форс-мажор вроде пандемии или стихийный бедствий. Если существует явная угроза жизни и здоровью и введение кадрового электронного документооборота предпочтительно, работодатель может обязать к этому своих сотрудников.
Такой переход на КЭДО будет временным. После окончания действия чрезвычайных обстоятельств все документы, которыми за это время сотрудники обменялись в цифровом виде, нужно будет оформить в традиционной бумажной версии.
Главное о КЭДО
Переходить на систему кадрового электронного документооборота не обязательно. Но право на это имеют все организации РФ.
Вести кадровые документы на сотрудника в цифровом виде можно только после его письменного согласия. Работники без стажа, принятые после 1 января 2022 года, просто уведомляются о внедрении КЭДО в компании. Ввести цифровую работу с кадрами без согласия персонала можно только в случае форс-мажора.
Оформлять в электронном виде можно большую часть кадровых документов, но есть исключения. Например, приказ об увольнении и Журнал инструктажей по охране труда обязательно должны быть в бумажном виде и с настоящими подписями.
Для ведения КЭДО разработана Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений “Работа в России”, которая полностью заработает с 1 сентября 2022 года. Вы также можете разработать свою систему или приобрести готовую, интегрированную с Госуслугами РФ.
Единые требования РФ к “цифровым бумагам” появятся в марте 2023 года.
Чтобы внедрить систему в организации, нужно назначить ответственного, разработать Положение, приобрести ЭЦП. Все финансовые затраты ложатся на работодателя.
Если вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите ctrl + enter
